Fortnox × EuroBonus Business – Kom godt i gang

Sådan fungerer integrationen: EuroBonus Business forbindes med jeres Fortnox via Fortnox' egen aktivering. I logger ind i Fortnox som normalt, vælger hvilken virksomhed forbindelsen skal gælde for og godkender, hvilken adgang EuroBonus Business får. Der kræves ingen integrationsbruger, og ingen adgangskoder udleveres. Derefter bogføres hver udgift, I eksporterer, som et bilag i den manuelle bilagsserie, I vælger. Fradragsberettiget indgående moms bogføres på sin egen momskonto, kvitteringen tilknyttes som bilag, og hvis I bruger omkostningssteder og projekter, følger de med på omkostningslinjen.

Trinnene i overblik

Dette skal I have, før I begynder

• En administrator i EuroBonus Business, der må ændre virksomhedsindstillinger.
• En Fortnox-konto med tilladelse til at aktivere integrationer for virksomheden.
• Et regnskabsår i Fortnox, der dækker udgifternes datoer.
• En manuel bilagsserie til EuroBonus Business (afsnit 5).
• Kontonumrene fra jeres kontoplan (BAS): omkostningskonti, momskonto til indgående moms (f.eks. 2640), gæld til medarbejdere og gæld til kortudstederen.

Del A — Opret forbindelse til integrationen

1. Start forbindelsen i EuroBonus Business

Log ind på EuroBonus Business-portalen som administrator, og gå til Indstillinger → Virksomhed, fanen Integrationer. Under Økonomisystem vises Fortnox. Klik på Opret forbindelse.

Indstillinger → Virksomhed → Integrationer, før Fortnox er forbundet.

Feltet Opret forbindelse til Fortnox forklarer, hvad der sker. Klik på Fortsæt: Fortnox åbnes i en ny fane.

I logger ind i Fortnox i en ny fane og godkender adgangen. Hvis der ikke åbnes en fane, er pop op-vinduer blokeret: Tillad dem for portalen, og klik igen.

2. Vælg virksomhed i Fortnox

Mens I er i Fortnox, venter portalen på godkendelsen.

Portalen venter, mens godkendelsen foretages i Fortnox-fanen.

I Fortnox-fanen logger I ind med jeres Fortnox ID. Vælg virksomhed viser de virksomheder, som jeres konto må administrere. Vælg den virksomhed, som udgifterne skal bogføres i.

Fortnox Vælg virksomhed. Forbindelsen oprettes til den virksomhed, I vælger her, i eksemplet Eksempelvirksomheden AB.

3. Godkend adgangen

Fortnox viser, hvilken adgang EuroBonus Business anmoder om. Klik på Godkend & aktivér. Fortnox-fanen lukkes, og I kommer tilbage til portalen.

Fortnox Aktivering med de syv tilladelser, EuroBonus Business anmoder om.

VIGTIGT

Forbindelsen gælder én virksomhed. Hvis flere Fortnox-virksomheder skal bruges, opretter I forbindelse én gang pr. virksomhed i den respektive virksomhed i EuroBonus Business. Kun det, I eksporterer, bogføres, og intet bliver nogensinde slettet i Fortnox.

4. Vælg bilagsserie

Tilbage i portalen åbnes Opret forbindelse til integration. Vælg, hvilken bilagsserie de eksporterede bilag skal bogføres i. Listen hentes direkte fra jeres Fortnox-virksomhed.

Trin 1 af 2: Vælg bilagsserie.

Kun serier med manuel kontering vises, her Regnskab og den egen serie EuroBonus Business. Vælg serien, og klik på Fortsæt.

5. En egen manuel serie til EuroBonus Business

Vi anbefaler en egen serie til EuroBonus Business, så de eksporterede bilag er nemme at afstemme. Opret den i Fortnox under Indstillinger → Bogføring → Bilagsserier: Udfyld en ledig kode og en betegnelse på den tomme linje, markér Manuel kontering, og klik på Gem.

Serien X – EuroBonus Business med Manuel kontering markeret. Kun manuelle serier kan vælges i portalen.

KAN I IKKE SE JERES SERIE?

Hvis serien ikke har markeringen Manuel kontering, vises den ikke i portalen. Markér feltet, gem, og åbn forbindelsen igen.

6. Gennemgå, og opret forbindelse

Det sidste trin viser Virksomhed og Bilagsserie. Serien kan ændres med Rediger. Hvis alt er korrekt, klik på Opret forbindelse.

Trin 2 af 2: Fortnox-virksomheden Eksempelvirksomheden AB og serien EuroBonus Business.

7. Den forbundne integration

Fortnox vises nu som Eksportdestination på fanen Integrationer.

Den forbundne integration med virksomhed og bilagsserie.

Skift virksomhed eller serie

Klik på Fjern, og opret forbindelse igen med det rigtige valg. Allerede eksporterede bilag bliver liggende i Fortnox, og de konti, I har angivet i portalen (del B), bevares.

Del B — Kontering, moms og eksport

8. De nødvendige konti

VIGTIGT OM KONTONUMRE

Fortnox bruger numeriske konti (BAS, fire cifre). En konto, der er skrevet som tekst, kan ikke bruges til bogføring, og eksporten stoppes med en besked om at supplere oplysningerne. Kontiene skal findes i jeres kontoplan i Fortnox.

Sådan vælges kontiene for hver udgift:

• Udlæg: debet = kategoriens udgiftskonto (+ momskode), kredit = personens medarbejderkonto
• Firmakort, tjenestekøb: debet = kategoriens udgiftskonto (+ momskode), kredit = virksomhedens balancekonto
• Firmakort, privat køb: debet = personens medarbejderkonto, kredit = virksomhedens balancekonto. Ingen moms fradrages.

I behøver ikke vælge noget ved eksporten. Det afgøres pr. udgift.

9. Udgiftskonto og momskode pr. kategori

Gå til Indstillinger → Kategorier. Kolonnerne Udgiftskonto og Momskode viser, hvad hver kategori bogføres på.

Kategorierne under Mad og drikke bogføres på 5830/5831 med momskode 2640.

Klik på en kategori for at ændre den.

Spise ude Sverige: udgiftskonto 5831 (Kost og logi i Sverige), momskode 2640.

10. Felterne og hvordan kategorien gemmes

Klik på Gem kategori, og bekræft med Ja, opdatér kategori.

Ændringen gælder både tidligere og nye udgifter i kategorien, også dem, der endnu ikke er eksporteret.

11. Momskontoen i Fortnox

Den momskode, I angiver i portalen, er en konto i Fortnox' kontoplan. Kontrollér under Register → Kontoplan, at kontoen findes, er aktiv og rapporteres i den rigtige momsrubrik.

Konto 2640 Indgående moms med Momskode (momsrubrik) I (48) – Indgående moms. Så havner den eksporterede moms i rubrik 48 i momsangivelsen.

TIP

Afstem med jeres regnskabskonsulent, hvilken momskonto hver kategori skal bruge. BAS-standarden er 2640 Indgående moms.

12. Sådan bogføres momsen

Udgiftens beløb opdeles i omkostning og indgående moms, når momsen er fradragsberettiget. Momssatsen kommer fra udgiften: fra kvitteringen eller den sats, medarbejderen har valgt.

Eksempel: frokost og kaffe til 125,50 SEK med 12 % moms, betalt med firmakort

Momsen beregnes ud fra bruttobeløbet: moms = brutto × sats / (100 + sats), afrundet til hele øre. Øreafrundingen placeres på omkostningslinjen, så bilaget altid balancerer. En udgift, der er opdelt på flere kategorier, får et omkostnings- og et momsbeløb pr. del. Tilbagebetalinger bogføres med negative beløb.

Det samme bilag i Fortnox vises i afsnit 18.

13. Medarbejderkonto pr. person

Et udlæg bliver til gæld til medarbejderen, og et privat køb med firmakortet debiteres medarbejderen. Kontoen angives under Personer → vælg person → Bogføring.

Medarbejdernummer EB-1001, kontotype EMPLOYEE og medarbejderkonto 2910.

14. Balancekonto for firmakort

Udgifter, der er betalt med firmakort, er gæld til kortudstederen. Modkontoen angives én gang pr. virksomhed under Indstillinger → Balancekonti.

Balancekontoen Kreditkonto peger på 2890 i SEK.

15. Eksportér godkendte udgifter

Gå til Udgifter → Alle udgifter, fanen Klar til bogføring. Markér udgifterne, og klik på Eksportér.

En markeret udgift, Kaffebar Stockholm med 12 % moms, i alt 125,50 SEK.

Giv eksporten en titel, og klik på Opret eksport.

Titlen bliver jeres reference i eksportlisten. Beskrivelsen er valgfri.

16. Hvis eksporten stoppes

Hvis der mangler noget, som Fortnox har brug for, åbnes Ting, der skal rettes i stedet for dialogboksen. Hver linje viser, hvad der mangler og hvor, med en Tilføj-genvej.

Udgiften har svensk moms, men kategorien Spise ude Sverige mangler en momskode. Tilføj åbner kategorien. Udfyld momskontoen, og eksportér igen.

17. Kontrollér eksporten i portalen

Efter Opret eksport flyttes udgifterne til fanen Eksporterede, og eksporten vises øverst under Eksporter. Bilagene oprettes straks i Fortnox.

Eksporten Udgifter september 2026: 1 udgift, 125,50 SEK. Øverst til højre står eksportdestinationen Fortnox.

KONTROLLÉR ALTID

Antallet af udgifter i eksporten skal være det samme som antallet af nye bilag i Fortnox.

18. Bilaget i Fortnox

Åbn Bogføring → Bilag i Fortnox.

Bilag X1 i serien EuroBonus Business. Beskrivelsen er salgsstedet, og billedikonet viser, at kvitteringen er tilknyttet.

5831 debet 112,05 (omkostning), 2640 debet 13,45 (indgående moms), 2890 kredit 125,50 (balancekonto). Difference 0,00. Kolonnerne KS og PR viser omkostningssted 200 og projekt 1001 på omkostningslinjen (del C).

19. Kvitteringen som bilag

Åbn billedpanelet til højre i bilaget for at se kvitteringen.

Tilknyttede billeder viser kvitteringen ved siden af konteringen. Flere bilag samles i én PDF. (Kvitteringen på billedet er testdata.)

20. Ret en eksport

Bilag i Fortnox er endelige. Et eksporteret bilag ændres eller slettes aldrig. Rettelser foretages med et ændringsbilag i Fortnox.

Hvis udgiften skal bogføres igen, markér den under fanen Eksporterede, og klik på Åbn igen. Udgiften flyttes tilbage til Klar til bogføring.

Portalen advarer om dobbeltbogføring, når en eksporteret udgift åbnes igen.

DOBBELTBOGFØRING

At åbne en udgift igen vender ikke bilaget i Fortnox. Vend det gamle bilag med et ændringsbilag, før I eksporterer igen, ellers bogføres omkostningen to gange.

Del C — Omkostningssteder og projekter

21. Sådan fungerer omkostningssteder og projekter

Med omkostningssteder og projekter kan I følge omkostningerne pr. afdeling og pr. projekt i Fortnox. Medarbejderen eller administratoren vælger koderne på udgiften i portalen, og de bogføres på bilagets omkostningslinje i Fortnox' kolonner KS og PR. Momslinjen og modkontoen får ingen koder.

Sådan hænger det sammen:

• I Fortnox: Understøttelsen er slået til, og koderne findes i registrene Omkostningssteder og Projekter.
• I EuroBonus Business: To grupper af omkostningskoder, der hedder præcis Omkostningssted og Projekt, hvor hver kodes id er den samme kode som i Fortnox.
• På udgiften: Én kode pr. gruppe. Opdelte udgifter kan have egne koder pr. del.

VALGFRIT

I behøver ikke bruge omkostningssteder eller projekter. Udgifter uden koder eksporteres som normalt. Hvis understøttelsen er deaktiveret i Fortnox, eksporteres udgiften stadig, men uden koderne.

22. Slå understøttelsen til i Fortnox

Gå til Indstillinger → Bogføring → Omkostningssteder, sæt Aktivér understøttelse af omkostningssted til JA, og klik på Gem.

Aktivér understøttelse af omkostningssted: JA.

Gør det samme for projekter under Indstillinger → Bogføring → Projekter: Sæt Aktivér understøttelse af projektregnskab til JA, og klik på Gem.

Aktivér understøttelse af projektregnskab: JA.

23. Opret omkostningsstederne i Fortnox

Gå til Register → Omkostningssteder, og klik på Opret omkostningssted. Udfyld Kode og Betegnelse, og klik på Gem. Koden må højst være på 6 tegn.

Omkostningssted 200 Salg med en note.

Registret med de fem omkostningssteder 100–500.

24. Opret projekterne i Fortnox

Gå til Register → Projekter, og klik på Opret projekt. Udfyld Projektnr., Betegnelse og Startdato, og klik på Gem.

Projekt 1001 Kundearrangement Stockholm 2026 med startdato 2026-01-01.

Registret med de tre projekter 1001–1003.

STARTDATO

Fortnox foreslår dags dato som startdato. Et projekt kan kun bogføres fra startdatoen, så angiv den til senest den ældste udgiftsdato, I skal eksportere, f.eks. årets første dag.

25. Upload omkostningskoderne i EuroBonus Business

Gå til Indstillinger → Omkostningskoder, og klik på Upload omkostningskoder. Klik på Download Excel-skabelonen her, og udfyld fanen Add data: Én gruppe pr. kolonnepar med gruppens navn øverst og koderne nedenunder.

NAVNENE ER AFGØRENDE

Kun grupper, der hedder Omkostningssted (eller Omkostningsstalle) og Projekt, bogføres i Fortnox. Store og små bogstaver er uden betydning. Der findes et udfyldt eksempel i filen kostnadskoder_exempel.xlsx.

Hvis virksomheden allerede har omkostningskoder, vælger I fanen Overskriv eksisterende omkostningskoder, ellers Tilføj omkostningskoder, og trækker filen ind.

Fanen Overskriv eksisterende omkostningskoder med linket til Excel-skabelonen. Uploaden erstatter alle eksisterende omkostningskoder, både aktive og inaktive.

26. Omkostningskoderne i portalen

Portalen kontrollerer filen, før den gemmes. Klik på Gem valg, når alle koder er godkendt.

Filen er kontrolleret: Alle 8 omkostningskoder i din fil er klar til upload.

Efter uploaden vises grupperne Omkostningssted og Projekt under Indstillinger → Omkostningskoder.

De samme koder som i Fortnox: omkostningssted 100–500 og projekt 1001–1003.

27. Vælg omkostningskoder på udgiften

Åbn udgiften, og klik på Tilføj omkostningskode(r). Vælg én kode pr. gruppe, og klik på Gem valg.

Omkostningssted 200 Salg og projekt 1001 Kundearrangement Stockholm 2026.

Udgiften viser de valgte koder under Omkostningskode(r). De kan ændres med Rediger indtil eksporten.

28. Sådan bogføres omkostningssted og projekt

Når udgiften eksporteres, får omkostningslinjen omkostningssted og projekt. Bilaget vises i afsnit 18.

TIP

Under Register → Kontoplan → konto → Yderligere oplysninger angiver Fortnox pr. konto, om omkostningssted og projekt er Tilladt, Obligatorisk eller Ikke tilladt. Lad omkostningskontiene stå som Tilladt.

Ofte stillede spørgsmål