Slik fungerer integrasjonen: EuroBonus Business kobles til deres Fortnox med Fortnox' egen aktivering. Dere logger inn i Fortnox som vanlig, velger hvilket selskap tilkoblingen gjelder og godkjenner hvilken tilgang EuroBonus Business får. Ingen integrasjonsbruker er nødvendig, og ingen passord deles. Deretter bokføres hver utgift dere eksporterer som et bilag i den manuelle bilagsserien dere velger. Fradragsberettiget inngående merverdiavgift bokføres på en egen momskonto, kvitteringen kobles som vedlegg, og hvis dere bruker kostnadssteder og prosjekter, følger de med på kostnadsraden.
Stegene i oversikt
| Steg | Hva dere gjør | Hvem |
| 1. Forbered Fortnox | Manuell bilagsserie for EuroBonus Business, momskonto i kontoplanen | Regnskapsansvarlig i Fortnox |
| 2. Koble til | Start tilkoblingen i EuroBonus Business, velg selskap og godkjenn tilgangen i Fortnox | Administrator i EuroBonus Business + den som kan aktivere integrasjoner i Fortnox |
| 3. Velg serie og koble til | Velg bilagsserie, kontroller og koble til | Administrator i EuroBonus Business |
| 4. Kontoer og merverdiavgift | Utgiftskonto og momskode per kategori, ansattkonto per person, balansekonto | Administrator / regnskapsansvarlig |
| 5. Eksporter | Eksporter godkjente utgifter og kontroller bilagene i Fortnox | Regnskapsansvarlig |
| 6. Kostnadssteder og prosjekter (valgfritt) | Slå på støtten i Fortnox, opprett kodene på begge sider og velg dem på utgiftene (del C) | Regnskapsansvarlig + administrator |
Dette trenger dere før dere begynner
- En administrator i EuroBonus Business som kan endre selskapsinnstillinger.
- En Fortnox-konto med tillatelse til å aktivere integrasjoner for selskapet.
- Et regnskapsår i Fortnox som dekker datoene for utgiftene.
- En manuell bilagsserie for EuroBonus Business (avsnitt 5).
- Kontonumrene fra kontoplanen deres (BAS): kostnadskontoer, momskonto for inngående merverdiavgift (for eksempel 2640), gjeld til ansatte og gjeld til kortutstederen.
Del A – Koble til integrasjonen
1. Start tilkoblingen i EuroBonus Business
Logg inn i EuroBonus Business-portalen som administrator og gå til Innstillinger → Selskap, fanen Integrasjoner. Under Økonomisystem vises Fortnox. Klikk på Koble til.
Innstillinger → Selskap → Integrasjoner, før Fortnox er koblet til.
Boksen Koble til Fortnox forklarer hva som skjer. Klikk på Fortsett: Fortnox åpnes i en ny fane.
Dere logger inn i Fortnox i en ny fane og godkjenner tilgangen. Hvis ingen fane åpnes, er popup-vinduer blokkert: tillat dem for portalen og klikk på nytt.
2. Velg selskap i Fortnox
Mens dere er i Fortnox, venter portalen på godkjenningen.
Portalen venter mens godkjenningen gjøres i Fortnox-fanen.
I Fortnox-fanen logger dere inn med Fortnox-ID-en deres. Velg selskap viser selskapene kontoen deres kan administrere. Velg selskapet utgiftene skal bokføres i.
Fortnox Velg selskap. Tilkoblingen opprettes mot selskapet dere velger her, i eksempelet Eksempelbolaget AB.
3. Godkjenn tilgangen
Fortnox viser hvilken tilgang EuroBonus Business ber om. Klikk på Godkjenn og aktiver. Fortnox-fanen lukkes, og dere kommer tilbake til portalen.
Fortnox Aktivering med de sju tillatelsene EuroBonus Business ber om.
| Tillatelse | Hvorfor den trengs |
| Bokføring | Opprette bilag, med kostnadssted og prosjekt på radene, og lese bilagsserier, regnskapsår og kontoplan. |
| Selskapsinformasjon | Vise hvilket Fortnox-selskap tilkoblingen gjelder. |
| Innboks | Laste opp kvitteringen som fil i Fortnox. |
| Koble filer | Koble kvitteringen til riktig bilag. |
| Arkivplass | Plassere kvitteringsfilen i Fortnox-arkivet. |
| Kostnadssted | Lese selskapets register over kostnadssteder. |
| Prosjekt | Lese selskapets register over prosjekter. |
VIKTIG
Tilkoblingen gjelder ett selskap. Hvis flere Fortnox-selskaper skal brukes, kobler dere til én gang per selskap, i det aktuelle selskapet i EuroBonus Business. Bare det dere eksporterer, bokføres, og ingenting blir noensinne slettet i Fortnox.
4. Velg bilagsserie
Tilbake i portalen åpnes Koble til integrasjon. Velg hvilken bilagsserie de eksporterte bilagene skal bokføres i. Listen hentes direkte fra Fortnox-selskapet deres.
Steg 1 av 2: Velg bilagsserie.
Bare serier med manuell kontering vises, her Regnskap og den egne serien EuroBonus Business. Velg serien og klikk på Fortsett.
5. En egen manuell serie for EuroBonus Business
Vi anbefaler en egen serie for EuroBonus Business, slik at de eksporterte bilagene er enkle å avstemme. Opprett den i Fortnox under Innstillinger → Bokføring → Bilagsserier: fyll inn en ledig kode og et navn på den tomme raden, merk av for Manuell kontering og klikk på Lagre.
Serien X – EuroBonus Business med Manuell kontering merket av. Bare manuelle serier kan velges i portalen.
SER DERE IKKE SERIEN DERES?
Hvis serien mangler avmerkingen for Manuell kontering, vises den ikke i portalen. Merk av i boksen, lagre og åpne tilkoblingen på nytt.
6. Kontroller og koble til
Det siste steget viser Selskap og Bilagsserie. Serien kan endres med Endre. Hvis alt stemmer, klikker dere på Koble til.
Steg 2 av 2: Fortnox-selskapet Eksempelbolaget AB og serien EuroBonus Business.
7. Den tilkoblede integrasjonen
Fortnox vises nå som Eksportmål på fanen Integrasjoner.
Den tilkoblede integrasjonen med selskap og bilagsserie.
| Felt | Betyr |
| Selskap | Fortnox-selskapet dere valgte, med Fortnox-selskaps-ID i parentes. |
| Bilagsserie | Serien de eksporterte bilagene havner i, her X — EuroBonus Business. |
Bytte selskap eller serie
Klikk på Fjern og koble til på nytt med riktig valg. Allerede eksporterte bilag blir liggende i Fortnox, og kontoene dere har angitt i portalen (del B), beholdes.
Del B – Kontering, merverdiavgift og eksport
8. Kontoene som trengs
| Konto i portalen | Hvor den angis | Hva den blir i bilaget |
| Utgiftskonto (per kategori) | Innstillinger → Kategorier | Debet: kostnaden, eksklusive fradragsberettiget merverdiavgift |
| Momskode (per kategori) | Innstillinger → Kategorier | Debet: inngående merverdiavgift, for eksempel 2640 |
| Ansattkonto (per person) | Personer → fanen Bokføring | Kredit ved utlegg: gjelden til den ansatte |
| Balansekonto (per selskap) | Innstillinger → Balansekontoer | Kredit ved firmakort: gjelden til kortutstederen |
VIKTIG OM KONTONUMRE
Fortnox bruker numeriske kontoer (BAS, fire sifre). En konto skrevet som tekst kan ikke brukes til bokføring, og eksporten stoppes med en beskjed om å komplettere. Kontoene må finnes i kontoplanen deres i Fortnox.
Slik velges kontoene for hver utgift:
- Utlegg: debet = kategoriens utgiftskonto (+ momskode), kredit = personens ansattkonto
- Firmakort, tjenestekjøp: debet = kategoriens utgiftskonto (+ momskode), kredit = selskapets balansekonto
- Firmakort, privat kjøp: debet = personens ansattkonto, kredit = selskapets balansekonto. Ingen merverdiavgift trekkes fra.
Dere trenger ikke velge noe ved eksporten. Dette avgjøres per utgift.
9. Utgiftskonto og momskode per kategori
Gå til Innstillinger → Kategorier. Kolonnene Utgiftskonto og Momskode viser hva hver kategori bokføres på.
Kategoriene under Mat og drikke bokføres på 5830/5831 med momskode 2640.
Klikk på en kategori for å endre den.
Dinning out Sverige: utgiftskonto 5831 (Kost og losji i Sverige), momskode 2640.
10. Feltene og hvordan kategorien lagres
| Felt | Fyll inn |
| Type utgiftskonto | Kan stå tomt eller være GL. Brukes ikke av Fortnox-eksporten. |
| Utgiftskonto | Kostnadskontoen i kontoplanen, for eksempel 5831 eller 5810. |
| Momskode | Et kontonummer for inngående merverdiavgift, for eksempel 2640. Kreves for kategorier der utgiftene har svensk merverdiavgift. |
| Standard momssats | Brukes ikke av Fortnox-eksporten. Momssatsen hentes alltid fra selve utgiften. |
Klikk på Lagre kategori og bekreft med Ja, oppdater kategori.
Endringen gjelder både tidligere og nye utgifter i kategorien, også de som ennå ikke er eksportert.
11. Momskontoen i Fortnox
Momskoden dere angir i portalen, er en konto i Fortnox' kontoplan. Kontroller under Register → Kontoplan at kontoen finnes, er aktiv og rapporteres i riktig momsrute.
Konto 2640 Inngående merverdiavgift med Momskode (momsspørsmål) I (48) – Inngående merverdiavgift. Da havner den eksporterte merverdiavgiften i rute 48 i merverdiavgiftsmeldingen.
TIPS
Avklar med regnskapskonsulenten deres hvilken momskonto hver kategori skal bruke. BAS-standarden er 2640 Inngående merverdiavgift.