Adminportal

Du logger inn på admin.eurobonusbusiness.flysas.com med samme innlogging som i appen.

Gå til Kontoer. Administratorer kan se selskapets kredittgrense, tilgjengelige beløp og totale saldo.

Den første personen som inviteres, blir den første administratoren. Denne personen er ansvarlig for å konfigurere kildesystemet før flere brukere inviteres.

Utgifter som krever godkjenning, sendes til utgiftsansvarlige (Expense Managers), som kan godkjenne, avvise, dele opp eller redigere utgifter.

Årsaker til avvisning inkluderer manglende informasjon og private utgifter.

Nei. Etter innsending kan oppdelingen ikke reverseres.

1. Logg inn med e-postadressen og passordet ditt.
2. Kontroller fornavn, etternavn og e-postadresse.
3. Oppgi fødselsdato.
4. Oppgi privatadresse.
5. Legg til et gyldig mobilnummer.
6. Les og godta vilkårene.

Den første personen som inviteres, blir den første administratoren.

1. Åpne invitasjons-e-posten og klikk på lenken. E-posten sendes fra no-reply@eurobonusbusiness.flysas.com.
2. Følg instruksjonene for å logge inn og konfigurere brukeren.

Den første administratoren må fullføre oppsettet før flere brukere kan inviteres.

For administratorer

Brukere med administratorrettigheter kan reaktivere brukere som tidligere har blitt deaktivert.

Merk: Når en bruker reaktiveres, får brukeren tilbake de samme rettighetene og teammedlemskapene som før deaktiveringen.

Slik reaktiverer du en bruker:

1. Logg inn i adminportalen.
2. Gå til siden Personer.
3. Klikk på Deaktiverte i menyen øverst.
4. Velg brukeren du vil reaktivere.
5. Klikk på Reaktiver.
6. Bekreft valget.

Brukeren er nå reaktivert.

Ansatte kan også logge inn på nettplattformen. Det eneste tilgjengelige menypunktet for ansatte er Mine utgifter.

I Mine utgifter kan ansatte gjennomgå utgiftene og komplettere dem ved å legge til:

• Kvitteringer
• Kommentarer
• Kostnadskoder

Når utgiftsinformasjonen er komplett, kan den ansatte sende inn utgiften til gjennomgang.

Under fanen Kort kan du se Bestilte, Aktive og Avsluttede kort.

Slik bestiller du et nytt kort:

1. Klikk på Bestill kort øverst til høyre.
2. Kortinformasjon: Velg den ansatte du bestiller kortet til.
3. Kortprogram: Velg ønsket kortprogram. Du finner mer informasjon om kortprogrammer under Innstillinger.
4. Forbruksgrense: Angi en forbruksgrense for kortet.
5. Bestill kortet: Bekreft bestillingen ved å klikke på Bestill kort

Under Kort kan du fryse, oppheve frysingen eller avslutte kort.

• Velg et kort i menyen for å fryse eller avslutte det.
• Under kortet kan du velge å fryse eller avslutte det.
• Hvis kortet allerede er fryst, kan du velge å oppheve frysingen.

Viktig: Hvis du avslutter et kort, kanselleres kortet, og dette kan ikke angres. Hvis du fryser kortet, settes det på pause og kan aktiveres igjen senere.

Tilgjengelige årsaker til avslutning er:

• Mistanke om svindel
• Ikke lenger nødvendig
• Mistet
• Stjålet
• Aldri mottatt

Klikk på et kort for å åpne sidemenyen.

Menyen viser:

• De siste transaksjonene på kortet.
• Et bilde av kortet sammen med kortdetaljene.

Klikk på Mer øverst i sidemenyen for å åpne innstillinger eller historikk.

Under Innstillinger kan du:

• Se og endre kortprogrammet.
• Justere forbruksgrensen, med mindre et kortprogram er brukt.
• Konfigurere kortkontroller, med mindre et kortprogram er brukt:
  • Tillatte land.
  • Tillatte utgiftskategorier.

Under Korthistorikk kan du se hvem som bestilte kortet.

Under Utgifter er det fem faner:

• Alle: Se alle utgifter.
• Venter: Se utgifter som venter på oppgjør og/eller komplettering fra kortinnehaveren.
• Må gjennomgås: Se utgifter som krever godkjenning fra en utgiftsansvarlig.

Utgiftsansvarlige kan:

• Godkjenne: Åpne utgiften og klikk på Godkjenn.
• Avvise: Åpne utgiften, klikk på Avvis, og velg deretter Manglende informasjon eller Personlig utgift.
• Dele opp: Åpne utgiften, klikk på fanen Del opp, og juster etter behov. Utgifter kan deles i kategorier etter beløp, prosent eller deler.
• Klar for regnskapsføring: Se godkjente utgifter som er klare for regnskapsføring. For å eksportere:
  1. Velg utgiften eller utgiftene.
  2. Klikk på Eksporter.
  3. Legg til et navn og en kommentar for å fullføre eksporten.
• Eksporterte: Se utgifter som allerede er eksportert. Utgiftene grupperes etter team ved eksport.

På siden Utgifter kan du varsle flere ansatte samtidig for å oppfordre dem til å komplettere og sende inn utgiftene sine. Dette gjøres fra fanen Venter.

1. Velg utgiftene du vil sende varsler om.
2. Klikk på Varsle ansatt.
3. Bruk standardkommentaren eller rediger den etter behov, og bekreft deretter at du vil varsle de valgte ansatte.
4. De ansatte mottar et pushvarsel med den valgte meldingen som tar dem direkte til utgiften som krever oppmerksomhet.

Ja. Utgiftsansvarlige kan redigere kategorier, kostnadskoder og andre opplysninger før de godkjenner.

Klikk på Inviter person øverst til høyre.

1. Oppgi brukerens fornavn, etternavn og e-postadresse.
2. Velg riktig rolle:
   • Alle brukere får rollen Ansatt som standard.
   • Ytterligere roller kan tildeles basert på nødvendig tilgang:
     • Administrator
     • Kortansvarlig
     • Utgiftsansvarlig
3. Legg brukeren til et team.
4. Send invitasjonen.

Den inviterte brukeren vises under Inviterte.

1. Gå til Personer.
2. Klikk på Opprett invitasjon øverst til høyre.
3. Bytt til Inviter flere personer.
4. Last ned Excel-malen.
5. Fyll inn nødvendig informasjon for hver bruker:
   • Fornavn
   • Etternavn
   • E-postadresse
   • Brukerrolle

Følg instruksjonene i filen for å sikre at informasjonen legges inn riktig.

6. Last opp den ferdige filen ved å dra den til opplastingsområdet eller klikke på Bla gjennom.
7. Kontroller eventuelle valideringsfeil. Rett feilene og last opp filen på nytt.
8. Klikk på Send invitasjoner.

Under Personer kan du invitere, administrere og deaktivere brukere samt se det totale antallet aktive brukere.

Personer er delt inn i tre faner:

• Inviterte: Se brukere som er invitert, men som ennå ikke har godtatt invitasjonen. Du kan se navn, e-postadresse og tildelte roller.
• Aktive: Se aktive brukere, inkludert navn, e-postadresse, team og tildelte roller. Velg en bruker for å se:
  • Antall team personen er medlem av, og rollene i hvert team.
  • Adresse.
  • Kort knyttet til brukeren.
• Slik deaktiverer du en bruker:
  1. Bla nederst i sidemenyen med personopplysninger.
  2. Klikk på Deaktiver og følg trinnene.
• Deaktiverte: Se alle brukere som er deaktivert.

Merk: Hvis en bruker deaktiveres mens personen fortsatt har utestående transaksjoner eller utgifter, varsler ikke systemet noen. Transaksjonene forblir synlige og kan fullføres av en utgiftsansvarlig.

Under Team kan du se team med og uten personer samt det totale antallet team.

For hvert team kan du se:

• Teamnavn
• Team-ID
• Kortansvarlig og utgiftsansvarlig
• Antall ansatte

Velg et team for å se:

• Kortansvarlig og utgiftsansvarlig
• Ansatte
• Når og av hvem teamet ble opprettet

Tomme team vises også.

Slik legger du til personer i et tomt team:

1. Klikk på det tomme teamet.
2. Tildel personer de respektive rollene.
3. Klikk på Lagre endringer.

1. Gå til Team og klikk på Opprett team øverst til høyre.
2. Angi teamnavnet.
3. Legg til utgiftsansvarlige, kortansvarlige og ansatte, eller la teamet være tomt og legg til personer senere.
4. Teamet vises nå i listen på Team-siden.

Under Innstillinger er det fem faner:

• Firmainnstillinger
• Kategorier
• Kortprogrammer
• Balansekontoer
• Kostnadskoder

Under Firmainnstillinger finnes det innstillinger for Utgifter:

• Utgifter: Du kan velge om brukerne kan:
  • Velge kategorier
  • Merke utgifter som personlige
  • Dele opp utgifter

Under Kategorier kan du se de forhåndsdefinerte kategoriene samt administrere og konfigurere underkategorier.

Slik administrerer du en underkategori:

1. Klikk på en eksisterende underkategori.
2. Se og rediger:
   • Navn
   • Utgiftskonto
   • Om ansatte må legge til kommentarer for valgte kategorier
   • Om ansatte er unntatt fra å legge til kvitteringer for valgte kategorier

Klikk på Legg til underkategori øverst til høyre.

1. Velg en hovedkategori som underkategorien skal knyttes til.
2. Angi navnet på den nye underkategorien.
3. Angi type utgiftskonto, for eksempel en hovedbokskonto.
4. Angi kontonummeret for utgiftskontoen.
5. Angi ytterligere alternativer:
   • Krev at ansatte legger til kommentarer for valgte kategorier.
   • Ikke krev at ansatte legger til kvitteringer for valgte kategorier.

Under Kortprogrammer kan du se alle aktive og inaktive kortprogrammer samt opprette nye kortprogrammer.

For hvert program kan du se:

• Navn
• Beskrivelse
• Forbruksgrense
• Forbruksperiode (månedlig, årlig eller uten sluttdato)
• Antall kort som er opprettet under hvert program

1. Klikk på Opprett program øverst til høyre.
2. Angi følgende i sidemenyen:
   • Navnet på kortprogrammet
   • Beskrivelse
   • Forbruksperiode: månedlig eller årlig
   • Forbruksgrense
   • Kortkontroller:
     • Tillatte land
     • Tillatte utgiftskategorier
     • Om nettkjøp er tillatt
   • Velg eventuelt programmet som standard kortprogram.

Merk: Hvis det allerede finnes et standardprogram, blir det overskrevet.

Det nye kortprogrammet vises under aktive kortprogrammer.

Under Kortprogrammer kan du se alle aktive og inaktive kortprogrammer samt opprette nye programmer.

For hvert program kan du se:

• Navn
• Beskrivelse
• Forbruksgrense
• Forbruksperiode: månedlig, årlig eller uten sluttdato
• Antall kort opprettet under programmet

Kortprogrammer definerer regler som forbruksgrenser, forbruksperioder (månedlig, årlig eller uten tidsbegrensning), tillatte land og tillatte utgiftskategorier.

På siden Balansekontoer kan du se at kontoen er en kredittkonto og hvilken valuta som er valgt.

Kostnadskoder kan importeres samlet ved hjelp av en Excel-fil.

1. Klikk på Innstillinger i sidemenyen.
2. Klikk på Kostnadskoder i rullegardinmenyen.
3. Klikk på Importer kostnadskoder øverst til høyre.
4. Last ned Excel-malen fra sidepanelet.
5. Fyll ut malen og lagre den i .xlsx-format.

Merk: Følg instruksjonene i Excel-malen for å strukturere kostnadskodene riktig.

6. Last opp den ferdige filen og klikk på Lagre kostnadskoder.

Når filen er lastet opp, er de importerte kostnadskodene tilgjengelige under Kostnadskoder. Brukere kan velge dem når de kompletterer utgifter både på nett og mobil.