Adminportal

Du logger ind på admin.eurobonusbusiness.flysas.com med samme login som i appen.

Gå til Konti. Administratorer kan se virksomhedens kreditgrænse, tilgængelige beløb og samlede saldo.

Den første person, der inviteres, bliver den første administrator. Denne person er ansvarlig for at konfigurere kildesystemet, før yderligere brugere inviteres.

Udgifter, der kræver godkendelse, sendes til udgiftsansvarlige (Expense Managers), som kan godkende, afvise, opdele eller redigere udgifter.

Årsager til afvisning omfatter manglende oplysninger og private udgifter.

Nej. Efter indsendelse kan opdelingen ikke fortrydes.

1. Log ind med din e-mailadresse og adgangskode.
2. Kontrollér dit fornavn, efternavn og din e-mailadresse.
3. Indtast din fødselsdato.
4. Indtast din privatadresse.
5. Tilføj et gyldigt mobilnummer.
6. Læs og acceptér vilkårene.

Den første person, der inviteres, bliver den første administrator.

1. Åbn invitationsmailen, og klik på linket. Mailen sendes fra no-reply@eurobonusbusiness.flysas.com.
2. Følg instruktionerne for at logge ind og opsætte din bruger.

Den første administrator skal gennemføre opsætningen, før flere brugere kan inviteres.

For administratorer

Brugere med administratorrettigheder kan genaktivere brugere, der tidligere er blevet deaktiveret.

Bemærk: Når en bruger genaktiveres, får brugeren de samme rettigheder og teammedlemskaber tilbage, som vedkommende havde før deaktiveringen.

Sådan genaktiverer du en bruger:

1. Log ind på adminportalen.
2. Gå til siden Personer.
3. Klik på Deaktiverede i menuen øverst.
4. Vælg den bruger, du vil genaktivere.
5. Klik på Genaktiver.
6. Bekræft dit valg.

Brugeren er nu genaktiveret.

For brugere med rollen Administrator og/eller Udgiftsadministrator

Adminportalen indeholder et udvalg af foruddefinerede hovedkategorier. Disse fungerer godt for de fleste virksomheder, men nogle virksomheder kan have behov for yderligere tilpasning. Du kan oprette dine egne underkategorier, tilføje bogføringsoplysninger og deaktivere underkategorier for at forhindre medarbejdere i at vælge dem.

1. Find siden Kategorier

Gå til Indstillinger > Kategorier i menuen.

Du kommer til siden Kategorier, hvor du kan se en liste over alle 21 hovedkategorier, der er tilgængelige i systemet.

2. Vælg en hovedkategori

Klik på en kategori for at åbne oplysningerne for kategorien.

3. Se, tilføj og rediger oplysninger for en hovedkategori

På siden med kategorioplysninger kan du:

• Tilføje bogføringsoplysninger.
• Redigere eksisterende oplysninger.
• Sikre, at bogføringsoplysningerne inkluderes korrekt, når udgifter eksporteres.

Bemærk: Du kan kun ændre visse oplysninger i hovedkategorierne. Hovedkategorierne er foruddefinerede og kan ikke omdøbes eller slettes.

4. Opret underkategorier

1. Klik på Tilføj underkategori øverst til højre.
2. Vælg en hovedkategori.
3. Indtast et navn på underkategorien og bogføringsoplysninger.
4. Klik på Gem underkategori.

Den nye underkategori vises under den tilsvarende hovedkategori.

Klik på en underkategori på listen for at redigere eller opdatere oplysningerne efter behov.

5. Deaktiver underkategorier

Hvis det er nødvendigt, kan du deaktivere en underkategori for at forhindre medarbejdere i at vælge den.

Medarbejdere kan også logge ind på webplatformen. Det eneste tilgængelige menupunkt for medarbejdere er Mine udgifter.

I Mine udgifter kan medarbejdere gennemgå deres udgifter og komplettere dem ved at tilføje:

• Kvitteringer
• Kommentarer
• Omkostningskoder

Når oplysningerne er komplette, kan medarbejderen indsende udgiften til gennemgang.

Under fanen Kort kan du se Bestilte, Aktive og Afsluttede kort.

Sådan bestiller du et nyt kort:

1. Klik på Bestil kort øverst til højre.
2. Kortoplysninger: Vælg den medarbejder, du bestiller kortet til.
3. Kortprogram: Vælg dit foretrukne kortprogram. Du kan finde flere oplysninger om kortprogrammer under Indstillinger.
4. Forbrugsgrænse: Angiv en forbrugsgrænse for kortet.
5. Bestil kortet: Bekræft bestillingen ved at klikke på Bestil kort.

Under Kort kan du fryse, ophæve frysningen eller afslutte kort.

• Vælg et kort i menuen for at fryse eller afslutte det.
• Under kortet kan du vælge at fryse eller afslutte det.
• Hvis kortet allerede er frosset, kan du vælge at ophæve frysningen.

Vigtigt: Hvis du afslutter et kort, annulleres det, og handlingen kan ikke fortrydes. Hvis du fryser kortet, sættes det på pause, og frysningen kan ophæves senere.

Tilgængelige årsager til afslutning er:

• Mistanke om svindel
• Ikke længere nødvendigt
• Mistet
• Stjålet
• Aldrig modtaget

Klik på et kort for at åbne sidemenuen.

Menuen viser:

• De seneste transaktioner på kortet.
• Et billede af kortet sammen med kortoplysningerne.

Klik på Mere øverst i sidemenuen for at åbne indstillinger eller historik.

Under Indstillinger kan du:

• Se og ændre kortprogrammet.
• Justere forbrugsgrænsen, medmindre et kortprogram er anvendt.
• Konfigurere kortkontroller, medmindre et kortprogram er anvendt:
  • Tilladte lande.
  • Tilladte udgiftskategorier.

Under Korthistorik kan du se, hvem der bestilte kortet.

Under Udgifter er der fem faner:

• Alle: Se alle udgifter.
• Afventer: Se udgifter, der afventer afregning og/eller komplettering fra kortholderen.
• Kræver gennemgang: Se udgifter, der kræver godkendelse fra en udgiftsadministrator.

Udgiftsadministratorer kan:

• Godkende: Åbn udgiften, og klik på Godkend.
• Afvise: Åbn udgiften, klik på Afvis, og vælg derefter Manglende oplysninger eller Personlig udgift.
• Opdele: Åbn udgiften, klik på fanen Opdel, og juster efter behov. Udgifter kan opdeles i kategorier efter beløb, procent eller dele.
• Klar til bogføring: Se godkendte udgifter, der er klar til bogføring. For at eksportere:
  1. Vælg udgiften eller udgifterne.
  2. Klik på Eksportér.
  3. Tilføj et navn og en kommentar for at færdiggøre eksporten.
• Eksporterede: Se udgifter, der allerede er eksporteret. Udgifter grupperes efter team ved eksport.

På siden Udgifter kan du give flere medarbejdere besked på én gang for at opfordre dem til at komplettere og indsende deres udgifter. Dette gøres fra fanen Afventer.

1. Vælg de udgifter, du vil sende meddelelser om.
2. Klik på Underret medarbejder.
3. Brug standardkommentaren eller rediger den efter behov, og bekræft derefter, at du vil underrette de valgte medarbejdere.
4. Medarbejderne modtager en push-notifikation med den valgte besked, som fører dem direkte til den udgift, der kræver handling.

Ja. Udgiftsansvarlige kan redigere kategorier, omkostningskoder og andre oplysninger, før de godkender.

Klik på Inviter person øverst til højre.

1. Indtast brugerens fornavn, efternavn og e-mailadresse.
2. Vælg den relevante rolle:
   • Alle brugere får som standard rollen Medarbejder.
   • Yderligere roller kan tildeles afhængigt af den nødvendige adgang:
     • Administrator
     • Kortadministrator
     • Udgiftsadministrator
3. Føj brugeren til et team.
4. Send invitationen.

Den inviterede bruger vises under Inviterede.

1. Gå til Personer.
2. Klik på Opret invitation øverst til højre.
3. Skift til Inviter flere personer.
4. Download Excel-skabelonen.
5. Udfyld de nødvendige oplysninger for hver bruger:
   • Fornavn
   • Efternavn
   • E-mailadresse
   • Brugerrolle

Følg instruktionerne i filen for at sikre, at oplysningerne indtastes korrekt.

6. Upload den udfyldte fil ved at trække den til uploadområdet eller klikke på Gennemse.
7. Gennemgå eventuelle valideringsfejl. Ret fejlene, og upload filen igen.
8. Klik på Send invitationer.

Når invitationerne er sendt, vises alle afventende invitationer under Inviterede.

Under Personer kan du invitere, administrere og deaktivere brugere samt se det samlede antal aktive brugere.

Personer er opdelt i tre faner:

• Inviterede: Se brugere, der er inviteret, men endnu ikke har accepteret invitationen. Du kan se navn, e-mail og tildelte roller.
• Aktive: Se aktive brugere, herunder navn, e-mail, teams og tildelte roller. Vælg en bruger for at se:
  • Antallet af teams, personen er medlem af, og rollerne i hvert team.
  • Adresse.
  • Kort knyttet til brugeren.
• Sådan deaktiverer du en bruger:
  1. Rul ned til bunden af sidemenuen med personoplysninger.
  2. Klik på Deaktiver, og følg trinnene.
• Deaktiverede: Se alle deaktiverede brugere.

Bemærk: Hvis en bruger deaktiveres, mens der stadig er udestående transaktioner eller udgifter, giver systemet ingen besked. Transaktionerne forbliver synlige og kan færdiggøres af en udgiftsadministrator.

Under Teams kan du se teams med og uden personer samt det samlede antal teams.

For hvert team kan du se:

• Teamnavn
• Team-ID
• Kortadministrator og udgiftsadministrator
• Antal medarbejdere

Vælg et team for at se:

• Kortadministrator og udgiftsadministrator
• Medarbejdere
• Hvornår og af hvem teamet blev oprettet

Tomme teams vises også.

Sådan tilføjer du personer til et tomt team:

1. Klik på det tomme team.
2. Tildel personer deres respektive roller.
3. Klik på Gem ændringer.

1. Gå til Teams, og klik på Opret team øverst til højre.
2. Indtast teamnavnet.
3. Tilføj udgiftsadministratorer, kortadministratorer og medarbejdere, eller lad teamet være tomt og tilføj personer senere.
4. Teamet vises nu på listen på Teams-siden.

Under Indstillinger er der fem faner:

• Virksomhedsindstillinger
• Kategorier
• Kortprogrammer
• Balancekonti
• Omkostningskoder

Under Virksomhedsindstillinger er der indstillinger for Udgifter:

• Udgifter: Du kan vælge, om brugerne kan:
  • Vælge kategorier
  • Markere udgifter som personlige
  • Opdele udgifter

Under Kategorier kan du se de foruddefinerede kategorier samt administrere og opsætte underkategorier.

Sådan administrerer du en underkategori:

1. Klik på en eksisterende underkategori.
2. Se og rediger:
   • Navn
   • Udgiftskonto
   • Om medarbejdere skal tilføje kommentarer til valgte kategorier
   • Om medarbejdere er fritaget for at tilføje kvitteringer til valgte kategorier

Klik på Tilføj underkategori øverst til højre.

1. Vælg en hovedkategori, som underkategorien skal knyttes til.
2. Indtast navnet på den nye underkategori.
3. Angiv typen af udgiftskonto, f.eks. en hovedbogskonto.
4. Angiv udgiftskontoens kontonummer.
5. Angiv yderligere muligheder:
   • Kræv, at medarbejdere tilføjer kommentarer til valgte kategorier.
   • Kræv ikke, at medarbejdere tilføjer kvitteringer til valgte kategorier.

Under Kortprogrammer kan du se alle aktive og inaktive kortprogrammer samt oprette nye kortprogrammer.

For hvert program kan du se:

• Navn
• Beskrivelse
• Forbrugsgrænse
• Forbrugsperiode (månedlig, årlig eller uden slutdato)
• Antallet af kort, der er oprettet under hvert program

1. Klik på Opret program øverst til højre.
2. Indtast følgende i sidemenuen:
   • Kortprogrammets navn
   • Beskrivelse
   • Forbrugsperiode: månedlig eller årlig
   • Forbrugsgrænse
   • Kortkontroller:
     • Tilladte lande
     • Tilladte udgiftskategorier
     • Om onlinekøb er tilladt
   • Vælg eventuelt programmet som standardkortprogram.

Bemærk: Hvis der allerede findes et standardprogram, bliver det overskrevet.

Det nye kortprogram vises under aktive kortprogrammer.

Under Kortprogrammer kan du se alle aktive og inaktive kortprogrammer samt oprette nye programmer.

For hvert program kan du se:

• Navn
• Beskrivelse
• Forbrugsgrænse
• Forbrugsperiode: månedlig, årlig eller uden slutdato
• Antal kort oprettet under programmet

Kortprogrammer definerer regler såsom forbrugsgrænser, forbrugsperioder (månedligt, årligt eller uden tidsbegrænsning), tilladte lande og tilladte udgiftskategorier.

På siden Balancekonti kan du se, at kontoen er en kreditkonto, samt hvilken valuta der er valgt.

Omkostningskoder kan importeres samlet ved hjælp af en Excel-fil.

1. Klik på Indstillinger i sidemenuen.
2. Klik på Omkostningskoder i rullemenuen.
3. Klik på Importér omkostningskoder øverst til højre.
4. Download Excel-skabelonen fra sidepanelet.
5. Udfyld skabelonen, og gem den i .xlsx-format.

Bemærk: Følg instruktionerne i Excel-skabelonen for at strukturere omkostningskoderne korrekt.

6. Upload den udfyldte fil, og klik på Gem omkostningskoder.

Når filen er uploadet, findes de importerede omkostningskoder under Omkostningskoder. Brugere kan vælge dem, når de kompletterer udgifter på både web og mobil.