Adminportal

Du loggar in på admin.eurobonusbusiness.flysas.com med samma inloggning som i appen.

Gå till Konton. Administratörer kan se företagets kreditgräns, tillgängligt belopp och totala saldo.

Den första personen som bjuds in blir den första administratören. Den personen ansvarar för att konfigurera källsystemet innan ytterligare användare bjuds in.

Utgifter som kräver godkännande skickas till utgiftsansvariga (Expense Managers), som kan godkänna, avslå, dela upp eller redigera utgifter.

Orsaker till avslag inkluderar saknad information och privat utgift.

Nej. Efter att utgiften har skickats in kan uppdelningen inte återställas.

1. Logga in med din e-postadress och ditt lösenord.
2. Kontrollera ditt förnamn, efternamn och din e-postadress.
3. Ange ditt födelsedatum.
4. Ange din privata adress.
5. Lägg till ett giltigt mobilnummer.
6. Läs och godkänn villkoren.

Den första personen som bjuds in blir den första administratören.

1. Öppna inbjudningsmejlet och klicka på länken. Mejlet skickas från no-reply@eurobonusbusiness.flysas.com.
2. Följ instruktionerna för att logga in och konfigurera din användare.

Den första administratören måste slutföra konfigurationen innan fler användare kan bjudas in.

För administratörer

Användare med administratörsbehörighet kan återaktivera användare som tidigare har inaktiverats.

Obs: När en användare återaktiveras får användaren tillbaka samma behörigheter och teammedlemskap som före inaktiveringen.

Så här återaktiverar du en användare:

1. Logga in i adminportalen.
2. Gå till sidan Personer.
3. Klicka på Inaktiverade i menyn högst upp.
4. Välj den användare du vill återaktivera.
5. Klicka på Återaktivera.
6. Bekräfta ditt val.

Användaren är nu återaktiverad.

För användare med rollen Administratör och/eller Utgiftshanterare

Adminportalen innehåller ett urval av fördefinierade huvudkategorier. Dessa fungerar bra för de flesta företag, men vissa företag kan behöva ytterligare anpassningar. Du kan skapa egna underkategorier, lägga till bokföringsinformation och inaktivera underkategorier för att förhindra att medarbetare väljer dem.

1. Hitta sidan Kategorier

Gå till Inställningar > Kategorier i menyn.

Du kommer till sidan Kategorier, där du kan se en lista över alla 21 huvudkategorier som finns tillgängliga i systemet.

2. Välj en huvudkategori

Klicka på en kategori för att öppna informationen för kategorin.

3. Visa, lägg till och redigera information för en huvudkategori

På sidan med kategoriinformation kan du:

• Lägga till bokföringsinformation.
• Redigera befintlig information.
• Säkerställa att bokföringsinformationen inkluderas korrekt när utgifter exporteras.

Obs: Du kan endast ändra viss information i huvudkategorierna. Huvudkategorierna är fördefinierade och kan inte byta namn eller tas bort.

4. Skapa underkategorier

1. Klicka på Lägg till underkategori längst upp till höger.
2. Välj en huvudkategori.
3. Ange ett namn på underkategorin och bokföringsinformation.
4. Klicka på Spara underkategori.

Den nya underkategorin visas under motsvarande huvudkategori.

Klicka på en underkategori i listan för att redigera eller uppdatera informationen efter behov.

5. Inaktivera underkategorier

Vid behov kan du inaktivera en underkategori för att förhindra att medarbetare väljer den.

Medarbetare kan också logga in på webbplattformen. Det enda tillgängliga menyvalet för medarbetare är Mina utgifter.

I Mina utgifter kan medarbetare granska sina utgifter och komplettera dem genom att lägga till:

• Kvitton
• Kommentarer
• Kostnadskoder

När utgiftsinformationen är komplett kan medarbetaren skicka in utgiften för granskning.

Under fliken Kort kan du se Beställda, Aktiva och Avslutade kort.

Så här beställer du ett nytt kort:

1. Klicka på Beställ kort uppe till höger.
2. Kortinformation: Välj den medarbetare som du beställer kortet till.
3. Kortprogram: Välj önskat kortprogram. Mer information om kortprogram finns under Inställningar.
4. Köpgräns: Ange en köpgräns för kortet.
5. Beställ kortet: Bekräfta beställningen genom att klicka på Beställ kort.

Under Kort kan du frysa, låsa upp och avsluta kort.

• För att frysa eller avsluta ett kort väljer du kortet i menyn.
• Under kortet kan du välja att frysa eller avsluta det.
• Om kortet redan är fryst kan du välja att låsa upp det.

Viktigt: Om du avslutar ett kort annulleras kortet och åtgärden kan inte ångras. Om du fryser kortet sätts det på paus och kan låsas upp senare.

Tillgängliga anledningar till avslut är:

• Misstanke om bedrägeri
• Behövs inte längre
• Förlorat
• Stulet
• Aldrig mottaget

Klicka på ett kort för att öppna sidomenyn.

Menyn visar:

• De senaste transaktionerna på kortet.
• En bild av kortet tillsammans med kortuppgifterna.

För att öppna inställningar eller historik klickar du på Mer högst upp i sidomenyn.

Under Inställningar kan du:

• Visa och ändra kortprogram.
• Justera köpgränsen, om inget kortprogram används.
• Konfigurera kortkontroller, om inget kortprogram används:
  • Tillåtna länder för kortanvändning.
  • Tillåtna utgiftskategorier.

Under Korthistorik kan du se vem som beställde kortet.

Under Utgifter finns fem flikar:

• Alla: Visa alla utgifter.
• Väntande: Visa utgifter som väntar på avräkning och/eller komplettering av kortinnehavaren.
• Behöver granskas: Visa utgifter som behöver godkännas av en utgiftshanterare.

Utgiftshanterare kan:

• Godkänna: Öppna utgiften och klicka på Godkänn.
• Avvisa: Öppna utgiften, klicka på Avvisa och välj sedan Information saknas eller Personlig utgift.
• Dela upp: Öppna utgiften, klicka på fliken Dela upp och justera efter behov. Utgifter kan delas upp i kategorier efter belopp, procent eller delar.
• Redo för bokföring: Visa godkända utgifter som är redo för bokföring. För att exportera:
  1. Markera utgiften eller utgifterna.
  2. Klicka på Exportera.
  3. Lägg till ett namn och en kommentar för att slutföra exporten.
• Exporterade: Visa utgifter som redan har exporterats. Utgifterna grupperas efter team vid export.

På sidan Utgifter kan du meddela flera medarbetare samtidigt för att uppmuntra dem att komplettera och skicka in sina utgifter. Detta görs från fliken Väntande.

1. Markera de utgifter som du vill skicka meddelanden om.
2. Klicka på Meddela medarbetare.
3. Använd standardkommentaren eller ändra den efter behov och bekräfta sedan att du vill meddela de valda medarbetarna.
4. Medarbetarna får en pushnotis med det valda meddelandet som leder dem direkt till utgiften som behöver hanteras.

Ja. Utgiftsansvariga kan redigera kategorier, kostnadskoder och andra uppgifter innan de godkänner utgiften.

Klicka på Bjud in person uppe till höger.

1. Ange användarens förnamn, efternamn och e-postadress.
2. Välj lämplig roll:
   • Alla användare tilldelas rollen Medarbetare som standard.
   • Ytterligare roller kan tilldelas beroende på vilken åtkomst personen behöver:
     • Administratör
     • Korthanterare
     • Utgiftshanterare
3. Lägg till användaren i ett team.
4. Skicka inbjudan.

Den inbjudna användaren visas under Inbjudna.

1. Gå till Personer.
2. Klicka på Skapa inbjudan uppe till höger.
3. Byt till Bjud in flera personer.
4. Ladda ner Excel-mallen.
5. Fyll i den information som krävs för varje användare:
   • Förnamn
   • Efternamn
   • E-postadress
   • Användarroll

Följ instruktionerna i filen för att säkerställa att informationen anges korrekt.

6. Ladda upp den färdiga filen genom att dra den till uppladdningsområdet eller klicka på Bläddra.
7. Kontrollera eventuella valideringsfel. Rätta felen och ladda upp filen igen innan du fortsätter.
8. Klicka på Skicka inbjudningar.

När inbjudningarna har skickats visas alla väntande inbjudningar under Inbjudna.

Under Personer kan du bjuda in, hantera och inaktivera användare samt se det totala antalet aktiva användare.

Personer är uppdelat i tre flikar:

• Inbjudna: Visa användare som har bjudits in men ännu inte accepterat inbjudan. Du kan se deras namn, e-postadress och tilldelade roller.
• Aktiva: Visa aktiva användare, inklusive namn, e-postadress, team och tilldelade roller. Välj en användare för att se:
  • Antalet team som personen tillhör och personens roller i respektive team.
  • Adress.
  • Kort som är kopplade till användaren.
• För att inaktivera en användare:
  1. Scrolla längst ned i sidomenyn med personuppgifter.
  2. Klicka på Inaktivera och följ stegen.
• Inaktiverade: Visa alla användare som har inaktiverats.

Obs: Om en användare inaktiveras medan personen fortfarande har utestående transaktioner eller utgifter meddelar systemet ingen. Transaktionerna finns kvar och kan slutföras av en utgiftshanterare.

Under Team kan du se team med och utan personer samt det totala antalet team.

För varje team kan du se:

• Teamnamn
• Team-ID
• Korthanterare och utgiftshanterare som är tilldelade teamet
• Antal medarbetare

Välj ett team för att se:

• Korthanterare och utgiftshanterare
• Medarbetare
• När och av vem teamet skapades

Tomma team visas också.

Så här lägger du till personer i ett tomt team:

1. Klicka på det tomma teamet.
2. Tilldela personer deras respektive roller.
3. Klicka på Spara ändringar.

1. Gå till Team och klicka på Skapa team uppe till höger.
2. Ange teamets namn.
3. Lägg till utgiftshanterare, korthanterare och medarbetare, eller lämna teamet tomt och lägg till personer senare.
4. Teamet visas nu i listan på Team-sidan.

Under Inställningar finns fem flikar:

• Företagsinställningar
• Kategorier
• Kortprogram
• Balanskonton
• Kostnadskoder

Under Företagsinställningar finns inställningar för Utgifter:

• Utgifter: Du kan välja om användare ska kunna:
  • Välja kategorier
  • Markera utgifter som personliga
  • Dela upp utgifter

Under Kategorier kan du se de fördefinierade kategorierna samt hantera och konfigurera underkategorier.

Så här hanterar du en underkategori:

1. Klicka på en befintlig underkategori.
2. Visa och redigera:
   • Namn
   • Utgiftskonto
   • Om medarbetare måste lägga till kommentarer för valda kategorier
   • Om medarbetare inte behöver lägga till kvitton för valda kategorier

Klicka på Lägg till underkategori uppe till höger.

1. Välj en huvudkategori som underkategorin ska kopplas till.
2. Ange namnet på den nya underkategorin.
3. Ange typ av utgiftskonto, till exempel ett huvudbokskonto.
4. Ange utgiftskontots kontonummer.
5. Ange ytterligare alternativ:
   • Kräv att medarbetare lägger till kommentarer för valda kategorier.
   • Kräv inte att medarbetare lägger till kvitton för valda kategorier.

Under Kortprogram kan du se alla aktiva och inaktiva kortprogram samt skapa nya kortprogram.

För varje program kan du se:

• Namn
• Beskrivning
• Köpgräns
• Köpperiod (månadsvis, årsvis eller utan slutdatum)
• Antalet kort som skapats inom varje program

1. Klicka på Skapa program uppe till höger.
2. Ange följande i sidomenyn:
   • Kortprogrammets namn
   • Beskrivning
   • Köpperiod: månadsvis eller årsvis
   • Köpgräns
   • Kortkontroller:
     • Tillåtna länder
     • Tillåtna utgiftskategorier
     • Om onlineköp ska vara tillåtna
   • Välj vid behov programmet som standardkortprogram.

Obs: Om ett standardprogram redan finns kommer det att ersättas.

Det nya kortprogrammet visas under aktiva kortprogram.

Under Kortprogram kan du se alla aktiva och inaktiva kortprogram samt skapa nya program.

För varje program kan du se:

• Namn
• Beskrivning
• Köpgräns
• Köpperiod: månadsvis, årsvis eller utan slutdatum
• Antalet kort som skapats inom programmet

Kortprogram definierar regler såsom utgiftsgränser, utgiftsperioder (månadsvis, årsvis eller utan tidsbegränsning), tillåtna länder och tillåtna utgiftskategorier.

På sidan Balanskonton kan du se att kontot är ett kreditkonto och vilken valuta som har valts.

Kostnadskoder kan importeras i bulk med hjälp av en Excel-fil.

1. Klicka på Inställningar i sidomenyn.
2. Klicka på Kostnadskoder i rullgardinsmenyn.
3. Klicka på Importera kostnadskoder uppe till höger.
4. Ladda ner Excel-mallen från sidopanelen.
5. Fyll i mallen och spara den i .xlsx-format.

Obs: Följ instruktionerna i Excel-mallen för att strukturera kostnadskoderna korrekt.

6. Ladda upp den färdiga filen och klicka på Spara kostnadskoder.

När filen har laddats upp finns de importerade kostnadskoderna under Kostnadskoder. Användare kan välja dem när de kompletterar utgifter både på webben och i mobilappen.